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Logiciel Ambre

Avant tout, voici un rappel de quelques notions relatives au budget.

L'élaboration du budget est un moment important pour les collectivités territoriales. Chaque collectivité est soumise à des normes budgétaires et comptables spécifiques. Le budget obéit à des règles de présentation fixées par des maquettes réglementaires.

Le budget est composé de 2 sections:

  • La section de fonctionnement
    Cette section regroupe les dépenses et les recettes courantes.
    • Les dépenses :
      • Les achats de fournitures et de services
      • Les charges de personnel
      • Les subventions versées
      • Les intérêts des emprunts
    • Les recettes :
      • Les ressources d'exploitation
      • Les impôts directs et indirects
      • Les dotations versées par l'Etat
  • La section d'investissement
    Cette section regroupe des dépenses qui augmentent le patrimoine de la collectivité, comme les travaux de constructions et les acquisitions immobilières. Les recettes sont d'origine interne ou externe.
    • Les dépenses :
      • Les travaux de voirie
      • Les grosses réparations
      • Les acquisitions mobilières et immobilières
      • Les remboursements de capital des emprunts
    • Les recettes:
      • L'excédent de fonctionnement antérieur affecté en réserve
      • Le virement de la section de fonctionnement à la section d'investissement
      • Les amortissements et les provisions
      • Le fonds de compensation de la TVA
      • Les subventions d'investissement
      • Les emprunts

A l'intérieur de la section d'investissement on distingue :

  • Les opérations d'équipement : Une opération d'équipement regroupe un ensemble d'acquisitions d'immobilisations, de travaux sur immobilisations et de frais d'étude en vue de réaliser un ouvrage comme par exemple une salle polyvalente. Dans cette opération, on inscrira également le financement de cet ouvrage, comme les subventions, et l'emprunt contracté.
  • Les opérations financières : Les remboursements en capital et le déficit d'investissement sont les principales dépenses à inscrire en opérations financières. En recette, on inscrit l'excédent d'investissement, l'excédent de fonctionnement antérieur affecté en réserve, le fonds de compensation de la TVA, le produit de cessions des immobilisations.

Les opérations d'ordre budgétaire

On distingue 2 types d'opérations d'ordre budgétaire, à savoir :

  • Les opérations d'ordre de section à section comme le virement à la section d'investissement ou les dotations aux amortissements.
  • Les opérations d'ordre à l'intérieur de la section comme les frais d'étude suivis de travaux.

Le budget doit être élaboré avec beaucoup de rigueur en respectant les règles et les maquettes budgétaires car il est soumis à des contrôles qui ont pour but de s'assurer que les règles fixées par le législateur ont été respectées.


Logiciel Ambre : Les différentes phases du budget

Création des dossiers budgétaires

Il faut commencer par créer un dossier budgétaire. Pour effectuer cette opération, venir dans le menu :

  • Environnement
  • Gestion des dossiers budgétaires
  • Cliquer sur le bouton Ajouter
  • Remplir le cadre Description
  • Choisir dans la liste le type de budget
  • Indiquer l'année
  • Choisir la collectivité dans la liste
  • Indiquer le No INSEE et le poste comptable
  • Vérifier si les éléments du cadre comptable et présentation sont corrects
  • Cliquer sur l'onglet Budget et Réglages
  • Cocher les options souhaitées
  • Ne pas oublier de cocher les options "le compte administratif est voté" et "récupération automatique des restes à réaliser de la comptabilité" dans le cas où les restes à réaliser sont repris au budget primitif.
  • Cliquer sur Valider pour terminer la création du dossier

Faire cette même manipulation pour les autres budgets (CCAS, assainissement...)

Préparation du budget

Pour préparer le budget vous pouvez éditer des états préparatoires qui serviront de documents de travail, pour cela venir dans :

  • Editions du budget
  • Edition simplifiée
  • Sélectionner les différents documents
  • Préciser si une seule année d'historique vous suffit
  • Faire Aperçu et imprimer tous les états

Saisie du budget

Venir dans le Menu :

  • Saisie du budget
  • Fonctionnement
  • Saisir les prévisions en dépenses et en recettes.
  • Enlever la croix "Afficher uniquement les lignes mouvementées" pour afficher toutes les imputations.
  • Investissement
  • Opérations individualisées
  • Il faut saisir uniquement les nouvelles propositions, les restes à réaliser sont repris automatiquement si cette option est cochée dans budget et réglages dans la gestion des dossiers budgétaires.
  • Pour créer une opération d'investissement faire Ajouter
  • Donner un numéro pour cette nouvelle opération
  • Mettre le même numéro dans la zone Trésorerie
  • Saisir la désignation
  • Cliquer sur Sélectionner
  • Saisir les imputations de dépenses et de recettes et les nouvelles propositions.
  • Investissement
  • Opérations non individualisées
  • Saisir les prévisions en dépenses et en recettes
  • Enlever la croix "Afficher uniquement les lignes mouvementées" pour afficher toutes les imputations.
  • Opérations financières
  • Saisir les prévisions en dépenses et en recettes
  • Enlever la croix "Afficher uniquement les lignes mouvementées" pour afficher toutes les imputations.
  • Opérations d'ordre
  • Inscrire les prévisions en sélectionnant les opérations d'ordres correspondantes.

Vous pouvez vérifier l'équilibre du budget en cliquant sur le bouton Equilibre.

Saisie des annexes
Certaines pages du budget sont des annexes que vous devez saisir comme par exemple les subventions versées, les pages de signatures...

Transfert des propositions en vote

Pour faire cette manipulation, venir dans :

  • Saisie du budget
  • Transfert des propositions de vote
  • Cliquer sur Transférer et Confirmer

En cas d'erreur, vous pouvez procéder à l'effacement des votes, pour cela :

  • Saisie du budget
  • Effacement des votes
  • Cliquer sur Effacer et Confirmer

Editions du budget

  • Editions du budget
  • Maquettes officielles
  • Sélectionner les pages du budget, faire Aperçu et imprimer tous les états

Transfert du budget en comptabilité

Pour faire cette manipulation, venir dans :

  • Comptabilité
  • Transfert du budget en comptabilité
  • Choisir "Transférer les propositions nouvelles et les restes à réaliser"
  • Cliquer sur Transférer et Confirmer

Générer la disquette budget pour la trésorerie

Dans le logiciel Corail, se positionner sur le menu :

  • Budget
  • Transfert du budget sur disquette

Dans le cas général, le type de transfert utilisé est "substitution"
Dans le cas d'un transfert sur disquette, le répertoire de transfert est A:/
Penser à vider la disquette en cliquant sur le bouton Vider disquette
Puis cliquer sur les dossier Transférer

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